退職者のアカウント、残っていませんか

PCを回収しても、アカウントは残る

退職時に会社のPCやスマートフォンを回収しても、それだけでメールや勤怠管理サービスのアカウントが使えなくなるわけではありません。会社側では、退職者が使っていたサービスを確認し、アカウントの利用停止も行う必要があります。

退職時の確認欄に、PCなどの返却と各アカウントの利用停止を分けて記録しておけば、手続きの途中で何が済んでいないかを追えます。

退職者のアカウントで考えることは、大きく二つあります。一つは本人がサービスを利用できない状態にすること、もう一つはメールやファイルなど、業務に必要なデータと管理者の役割を引き継ぐことです。

引き継ぎを理由に利用停止を後回しにせず、退職に合わせて本人のアクセスを止めます。一方、アカウントを削除する前には、必要なデータの保存や引き継ぎが済んでいるかを確認します。それぞれの担当者と期限を退職前に決めておくと、対応の漏れを減らせます。

たとえばMicrosoft 365の退職者への対応手順でも、アクセスの停止とデータの引き継ぎは別の作業として案内されています。

日常的に使っているサービスを一覧にしておくと、退職時にも役立ちます。サービス名に加え、管理担当者が分かる形なら、利用停止やデータの引き継ぎを誰に依頼するかを決めやすくなります。

一覧を作る際は、仕入れに使うECサイトなどのアカウントも忘れずに確認したいところです。使っている外部サービスを把握する考え方を参考に、サービスごとの利用者も書き添えておけば、退職時に確認するアカウントをたどれます。